No Brasil, é prática comum que as sociedades aprovem as contas de seus administradores ao longo do mês de abril, já que, na maioria das empresas, o exercício social se encerra em 31 de dezembro. Assim, considerando a exigência legal de deliberação nos quatro meses subsequentes ao término do exercício social, é importante estar atento ao prazo para que essa providência seja adotada até 30 de abril de 2026.
A aprovação de contas representa um dos momentos mais relevantes da governança corporativa, pois é quando os sócios ou acionistas analisam os resultados do exercício, avaliam a condução da gestão e definem formalmente qual será a destinação dos resultados. Quando conduzido de forma adequada, esse procedimento também pode resultar na quitação da responsabilidade dos administradores pelos atos praticados no período, conferindo maior segurança jurídica à gestão.
Sob o ponto de vista procedimental, a aprovação de contas deve ocorrer de acordo com um rito mínimo que assegure transparência e efetiva participação dos sócios ou acionistas. Isso envolve, em primeiro lugar, o envio prévio da documentação necessária, como as demonstrações financeiras, eventuais relatórios da administração e, quando aplicável, pareceres, com antecedência suficiente para análise e esclarecimentos.
A seguir, apresentamos um resumo desse procedimento na forma em que ele é previsto na legislação, lembrando que o contrato social, o estatuto ou outros documentos societários podem estabelecer disposições próprias que modifiquem o rito legal:
Sociedades Limitadas
Sociedades Anônimas (Fechadas)
Fonte da obrigação legal
Código Civil, artigo 1.078, inciso I.
Lei nº 6.404/1976, artigo 132, incisos I e II.
Matérias
a) tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;
b) designar administradores, quando for o caso; e,
c) tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.
a) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
b) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e,
c) eleger os administradores, quando for o caso.
Prazo para realização
Até 4 meses após o fim do exercício social, normalmente em 30 de abril.
Até 4 meses após o fim do exercício social, normalmente em 30 de abril.
Forma de convocação
a) Pela ADMINISTRAÇÃO.
b) Podem também ser convocadas:
b.1) por qualquer SÓCIO, quando os administradores retardarem a convocação, por mais de 60 dias;
b.2) por SÓCIO(S) titular(es) de mais de 1/5 do capital, quando não atendido, no prazo de 8 dias, pedido de convocação fundamentado, com indicação das matérias a serem tratadas; e,
b.3) pelo CONSELHO FISCAL, se houver, se a administração retardar por mais de 30 dias a sua convocação anual, ou sempre que ocorram motivos graves e urgentes.
a) CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, se houver, ou DIRETORIA;
b) Podem também ser convocadas:
b.1) pelo CONSELHO FISCAL, se a administração retardar por mais de 01 mês a convocação;
b.2) por qualquer ACIONISTA, se a administração retardar por mais de 60 dias, a convocação;
b.3) por ACIONISTAS que representem 5%, no mínimo, do capital social, quando os administradores não atenderem, no prazo de 8 dias, a pedido de convocação que apresentarem, devidamente fundamentado, com indicação das matérias a serem tratadas.
Publicação da convocação
Pelo menos três vezes, em Diário Oficial e em jornal de grande circulação local.
Pelo menos três vezes, em Diário Oficial e em jornal de grande circulação local.
O acionista que representar 5% ou mais, do capital social, poderá ainda solicitar, por escrito, à companhia, que sua convocação ocorra ainda por telegrama ou carta registrada.
Prazo para a convocação
a) Mínimo de 8 dias para a 1ª Convocação; e,
b) Mínimo de 5 dias para a 2ª Convocação.
a) Mínimo de 8 dias para a 1ª Convocação; e,
b) Mínimo de 5 dias para a 2ª Convocação.
Documentos que devem ser disponibilizados e/ou publicados
Até 30 dias antes da data, o balanço patrimonial e os documentos pertinentes à deliberação devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.
Até 01 mês antes da data , a administração deverá comunicar que se encontram a disposição dos acionistas:
(i) relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo;
(ii) a cópia das demonstrações financeiras;
(iii) o parecer dos auditores independentes, se houver;
(iv) o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e
(v) demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.
Os documentos (i) a (iii) devem ser publicados até 5 (cinco) dias, pelo menos, antes da data marcada para a realização da assembleia.
E a publicação dos anúncios é dispensada quando todos os documentos forem publicados até 01 mês antes da data.
Quórum de instalação
a) 1ª Convocação: no mínimo ¾ do capital social; e,
b) 2ª Convocação: qualquer número.
a) 1ª Convocação: no mínimo ¼ das ações com direito a voto; e,
b) 2ª Convocação: qualquer número.
Quórum de deliberação
a) Aprovação das contas: maioria dos presentes;
b) Eleição da administração:
b.1) designação dos administradores – não sócios: no mínimo, 2/3 enquanto o capital não estiver integralizado; e,
b.2) mais da metade do capital social, após a integralização.
Maioria absoluta de votos, não se computando os votos em branco.
Exoneração da Administração
A aprovação, sem reserva, do balanço patrimonial e do de resultado econômico, salvo erro, dolo ou simulação, exonera de responsabilidade os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.
A aprovação, sem reserva, das demonstrações financeiras e das contas, exonera de responsabilidade os administradores e fiscais, salvo erro, dolo, fraude ou simulação.
Apesar da obrigatoriedade legal, a aprovação das contas ainda é tratada como uma mera formalidade ou simplesmente ignorada pela maioria das empresas brasileiras.
Nesse contexto, é importante dar especial atenção para empresas familiares, sobretudo aquelas em que novas gerações estejam ingressando seja na gestão, seja apenas como titulares das quotas ou ações. A reunião para a aprovação das contas deve ser encarada como uma oportunidade estratégica de diálogo, sobretudo com os sócios ou acionistas que não participam diretamente da gestão.
A aprovação de contas permite reduzir assimetrias de informação, esclarecer decisões relevantes tomadas ao longo do exercício e fortalecer a confiança entre as partes, ainda mais quando essas pertencem a gerações distintas ou ramos familiares diferentes. Em estruturas familiares ou empresas com sócios investidores, o alinhamento é essencial para a preservação da estabilidade societária. Trata-se, portanto, de um fórum privilegiado para a apresentação do orçamento e das diretrizes estratégicas para o exercício em curso e a consolidação do que foi realizado no exercício anterior.
Ao adotar essa perspectiva mais estratégica, a sociedade deixa de tratar a aprovação de contas como uma obrigação meramente formal e passa a utilizá-la como um instrumento efetivo de governança, planejamento e alinhamento, criando espaço para o diálogo e antecipando expectativas junto aos sócios que não participam da gestão.
Thais Marzo
Sócio
OAB/SP 307.699